Er is sprake van bevoegd bestuur als men voldoet aan de regels die daarvoor gelden. Dit betekent dat men om te beginnen rechtsgeldig benoemd moet zijn om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen. Vervolgens dient men als bestuurder de eigen statuten en regels te kennen en deze ook na te leven. Overigens dient men zich zorgvuldig te gedragen. Besturen betekent ook dat men besluiten moet nemen, met het risico dat deze uiteindelijk niet goed uitpakken. Wie zich daarbij aan de hiervoor genoemde algemene richtlijnen van goed bestuur houdt, is – in geval van fouten - niet persoonlijke aansprakelijk voor eventuele schade die uit het bestuurlijk zorgvuldig handelen voortvloeit.
Om als bestuur(der) geldig besluiten te kunnen nemen moet men geldig benoemd zijn. Het is dus van belang de regels voor benoeming correct na te leven, hetgeen primair een verantwoordelijkheid van de bestuurder zelf is, vervolgens van het bestuur als zodanig én ook van de benoemende of goedkeurende instantie. Benoemingen zijn vaak gebonden aan een termijn, in de RK Kerk is dit in het algemeen vier jaar. Na verloop van deze termijn is er geen sprake meer van een geldige benoeming en dient men eventueel herbenoemd te worden. Een bestuurder van een parochie kan maximaal acht jaar functioneren, in uitzonderlijke gevallen bedraagt de termijn maximaal twaalf jaar (artikel 27 lid 2 Algemeen Reglement Parochie). Voor de PCI gelden dezelfde termijnen (artikel 4 lid 1 Algemeen Reglement PCI).
Kennis van geldende regelingen
Bestuurders worden geacht de op de rechtspersoon van toepassing zijnde regelingen (statuten, reglementen e.d.) te kennen. Men kan zich niet beroepen op onbekendheid met de regels die voor de door hem of haar bestuurde rechtspersoon gelden. Het is daarom van belang dat men zich in die regels verdiept, te beginnen met het statuut (in kerkelijke termen: het algemeen reglement) dat voor de specifieke rechtspersoon geldt, inclusief de toelichting. Daarnaast is er voor elke rechtspersoon relevante informatie te vinden in de eigen organisatie en daarbuiten.
De bestuurder van een rechtspersoon kent niet alleen de geldende regels, hij of zij leeft ze ook na. Het niet in acht nemen van de eigen regelingen levert wankele besluiten op en leidt gemakkelijk tot de kwalificatie van onbevoegd bestuur, zowel intern als in relatie tot derden. Dit is iets anders dan het gegeven dat besluiten niet altijd op de instemming van allen die het aangaat kunnen rekenen, of die niet de beoogde gevolgen hebben. In die situaties zijn de besluiten op zich formeel wel geldig.
Een bestuurder dient zich zorgvuldig te gedragen. Vaak is wel duidelijk wat men onzorgvuldig vindt, maar wat een bestuurder precies moet doen of nalaten – behalve geldig besluiten nemen – om zorgvuldig te handelen is niet altijd zo helder. Het begint ermee dat men goed geïnformeerd is alvorens besluiten te nemen. De eigen administratie en registratie moeten zo ingericht zijn dat er een helder en adequaat beeld van de stand van zaken uit op te maken valt. Informatie wordt tijdig aan bestuurders verstrekt en deze wordt ook gelezen. Over personen wordt pas besloten nádat ze zijn gehoord, of het om individuen gaat of om groepen. Een belangrijk element van zorgvuldige besluitvorming is dat zij die het aangaat (bijvoorbeeld parochianen) zijn geïnformeerd, dat zij op de een of andere manier mee kunnen praten en dat zij van besluiten op de hoogte (kunnen) zijn. Voor de acceptatie van besluiten is namelijk niet alleen geldig bestuur van belang, maar ook het genereren van draagvlak.
