Een goed functionerend secretariaat is van groot belang bij het daadwerkelijk bereikbaar en toegankelijk laten zijn van de parochie, de caritasinstelling en de RK begraafplaats(en). Daarnaast is het secretariaat een belangrijk element bij de ondersteuning van het pastoraal team, het bestuur en de werkgroepen. Het secretariaat is dan ook geen sluitpost maar een kernactiviteit die goed doordacht en uitgevoerd moet worden. Er is ook sprake van een belangrijke investering, in gekwalificeerde mensen, in tijden en in apparatuur. Zulke investeringen kunnen in het algemeen alleen succesvol worden gedaan als ze passen in een bredere context en dit zal vaak de samengevoegde parochie zijn. Er valt dan meerwaarde te halen op het gebied van een efficiënte werkwijze, die continuïteit en kwaliteit waarborgt en die ook betaalbaar is voor de organisatie.
De meeste parochies in Nederland hebben een ‘secretariaat’. Als men de bezetting van al deze parochies bij elkaar optelt is in theorie vaak sprake van een volledige bezetting en blijkt men vaak een of meer professionele krachten te betalen. Door versnippering zijn de verschillende secretariaten echter zeer beperkt bereikbaar. Onder de noemer ‘secretariaat’ zijn in de praktijk ook zeer verschillende activiteiten te ontwaren. Soms betekent het dat eenmaal per week of gedurende een beperkt aantal uren iemand aanwezig is, die de telefoon opneemt, koffie schenkt, kopieerwerk verricht, misintenties aanneemt en/of schoonmaakt. In andere gevallen is sprake van een goed ingerichte ruimte met gekwalificeerde mensen die de agenda van de parochie beheren, vragen adequaat kunnen beantwoorden en andere werkzaamheden verrichten die bij een professioneel secretariaat horen. Het woord ‘secretariaat’ zegt daarom in feite nog niets over de werkelijkheid die daarachter zit.
Een aantal mensen dat zich richt op ontmoeting, van elkaar en van derden, die een gezellige sfeer weet te scheppen waar parochianen graag hun verhaal komen doen en zich welkom voelen, doet belangrijk werk. Er wordt heel praktisch gezorgd voor de daadwerkelijke bereikbaarheid van de parochie, als een hartelijke ontmoetingsplek. Door er eenvoudigweg te zijn en onder het genot van een kopje koffie samen al dan niet allerlei klusjes uit te voeren, vervult deze groep een belangrijke rol. Dit soort activiteiten is dus zeker belangrijk en presenteert de parochie als een gastvrije organisatie. Het is echter niet wat in het algemeen onder een professioneel secretariaat wordt verstaan. Daar zitten, intern en extern, andere verwachtingen onder.
Een parochiesecretariaat is een professioneel secretariaat dat zich met behulp van moderne hulpmiddelen op een deskundige wijze toelegt op aspecten van administratie en registratie en al doende de hele kerkelijke basisorganisatie ondersteunt. In een grotere parochie liggen de verschillende locaties soms verder van elkaar verwijderd. Het is dan van belang om enerzijds uit te gaan van een goed functionerend (centraal) secretariaat en anderzijds van aanspreekpunten op de verschillende locaties. Deze leggen zich toe op het zijn van gastvrouw en –heer, het ontvangen van mensen, hen informeren, eventueel doorsturen of verwijzen en boodschappen aannemen. Een goed contact tussen de locaties en het secretariaat is en blijft van belang. Daartoe bestaan de nodige middelen, zoals bijvoorbeeld een online verbinding met het secretariaat en de beschikbaarheid van een eigen netwerk waarop agenda’s en informatie van de parochie te vinden is. Het is duidelijk dat dit alleen kan functioneren als mensen weten wat hun taak is en ze bereid zijn om de verschillende rollen ook te spelen. Hier ligt een belangrijke taak voor het bestuur en het pastoraal team, die uiteindelijk zelf veel baat hebben bij het goed functioneren van het secretariaat.
