Besturen is het verrichten van beheersmatige, initiërende en uitvoerende activiteiten die gericht zijn op het realiseren van doelstelling(en) én op de continuïteit van de rechtspersoon. De concrete doelstelling van de rechtspersoon is het primaire belang van de bestuurder. De bestuurder van een rechtspersoon is een passant, omdat hij of zij gedurende een bepaalde tijd de doelstelling(en) van de rechtspersoon behartigd. Dit behartigen van belangen kent elementen van bewaren en beheren, en elementen van het ontwikkelen van activiteiten die op de toekomst gericht zijn. Besturen is leiding geven, het overzicht hebben en mensen motiveren om in beweging te komen. De bestuurder moet daarbij niet alleen rekening houden met menselijke mogelijkheden, materiële en financiële middelen, maar ook met bijvoorbeeld juridische, organisatorische, theologische en maatschappelijke aspecten. Besturen is in die zin complex dat er altijd sprake is van de noodzaak om te reageren op dagelijkse dynamiek én – tegelijkertijd – het bereiken van doelstellingen op langere termijn. Om beide belangen goed te dienen is beleid noodzakelijk.
Besturen vindt plaats in een bepaalde context, maatschappelijk en – in het geval van kerkelijke rechtspersonen – kerkelijk. Voor kerken is er momenteel sprake van een periode van herbezinning en –oriëntatie, waarbij bestuurlijke schaalvergroting aan de orde is. De continuïteit van de doelstelling van kerkelijke rechtspersonen, zoals parochies, caritasinstellingen en protestantse gemeenten, kan ertoe leiden dat zij worden samengevoegd. Hoe valt dit te rijmen met het feit dat een bestuurder de continuïteit van de rechtspersoon dient te waarborgen? Een rechtspersoon bestaat nooit enkel en alleen voor zichzelf, zij dient een bepaald doel. De rechtspersoon is een middel om dat doel te bereiken. Het middel kan veranderen, de doelstelling blijft behouden.
Parochies en caritasinstellingen zijn gebaat bij goed bestuur. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen bestuurlijke verantwoordelijkheid en de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de werkzaamheden, zoals pastoraat in al zijn vormen en caritas en diaconie. Besturen staat niet gelijk aan uitvoeren, de dingen doen. Besturen veronderstelt een goed overzicht over de dingen die gedaan moeten worden en het vaststellen van de wijze waarop dat het beste kan gebeuren. Besturen is zorgen dat de goede dingen worden gedaan, uitvoeren is de dingen die gedaan moeten worden goed doen. Inhoudelijke betrokkenheid bij de parochie of de caritasinstelling is essentieel voor een kwalitatief goed bestuur. Een persoonlijk geloofsleven mag daarbij verondersteld worden.
Een vacature in het bestuur kan aangekondigd en dus voorzien zijn (einde benoemingstermijn, bereiken leeftijdsgrens, rooster van aftreden), of onverwacht (overlijden, verhuizing of opstappen).
Bij onverwacht vertrek vanwege een conflict is het belangrijk om – eventueel onder begeleiding - met de vertrekkende bestuurder en met elkaar de situatie te bespreken. Is er wellicht sprake van een probleem of een onbevredigende situatie die oplossing behoeft? Het is goed om dit eerst onder ogen te zien, voordat nieuwe mensen worden aangetrokken.
Ervaring leert dat parochies en caritasinstellingen niet altijd een goed zicht hebben op de capaciteiten en mogelijkheden van hun eigen parochianen, waar het gaat om bijvoorbeeld een functie in het bestuur. Bij vacatures wordt gemakkelijk in het bekende kringetje gezocht, en dit levert niet altijd het gewenste resultaat. Men kan ook kiezen voor open werving, door een advertentie in het parochieblad te zetten, op de website van de parochie, in een plaatselijk blad of iets dergelijks. Dit biedt de kans om een grotere kring van kandidaten te interesseren. Omdat sommige mensen graag gevraagd willen worden kan ook gekozen worden voor een combinatie van beide. In alle gevallen is van belang dat de vacature goed omschreven is, zodat duidelijk is wat er wordt verwacht. Bestuurders hoeven niet alles zelf te doen. Het werven van nieuwe bestuursleden kan ook heel goed uitbesteedt worden aan een commissie, die ad hoc (voor een specifieke vacature) of permanent functioneert. In dit laatste geval profiteert men optimaal van de ervaringen van de verschillende leden van de commissie en verlopen trajecten neutraler. Een commissie kan parochianen die zich als vrijwilliger melden ook op bij hen passende vacatures attenderen en voorkomt dat – toch weer – dezelfde mensen worden benaderd. Potentiële kandidaten zullen een dergelijke zorgvuldige aanpak waarderen.
Een bestuur kan in haar geheel een bepaald profiel hebben, individuele bestuursleden kunnen bepaalde profielen hebben. Daarmee worden persoonlijke eigenschappen en geschiktheden bedoeld, die de basis vormen van het functioneren. Zo zijn er mensen die goed de grote lijnen in de gate kunnen houden, anderen bekommeren zich vooral om het welzijn van mensen. Weer anderen zijn goed in staat om aspecten van geloof te vertalen naar bestuurlijke opties, er zijn ook mensen met een meer zakelijke instelling die de haalbaarheid van keuzes inschatten. Idealiter is een bestuur zo samengesteld dat er een mix van persoonlijkheden, kennis en ervaring in is vertegenwoordigd die goed past bij de situatie waarin de parochie of caritasinstelling zich bevindt. Als men voor een grote reorganisatie staat vergt dit andere vaardigheden dan wanneer men die juist achter de rug heeft. Zo zal steeds opnieuw bekeken moeten worden wat een goede samenstelling van het bestuur is. Een aantal algemene dingen kan er wel over gezegd worden.
De Algemene Reglementen van de parochie en van de caritasinstelling kennen een aantal voorwaarden waaraan bestuursleden moeten voldoen. Als bestuurslid zijn benoembaar katholieken met een vast geloof, een rechtschapen levenswandel en een wijs oordeel. Er geldt een leeftijdgrens van 75 jaar en men dient in principe woonachtig te zijn in de parochie. Echtgenoten, bloed- en aanverwanten van bestuursleden kunnen niet samen in het bestuur zitten. Personen die in loondienst zijn van de instelling of die betaalde diensten of goederen daaraan leveren kunnen niet in het bestuur zitten. Het is handig om bepaalde deskundigheden in het bestuur te hebben, zoals juridische, financiële en (voor parochies) bouwkundige, of op het gebied van ICT. Net zo handig is het om een goede (vice)voorzitter en secretaris te hebben, iemand met verstand van personeel en organisatie en/of iemand die een groot netwerk heeft dat van belang is voor de werkzaamheden. Bij het samenstellen van een profiel voor het hele bestuur moet goed in de gaten gehouden worden dat het gaat om besturen, dat wil zeggen: om het scheppen van de voorwaarden voor de organisatie om goed te functioneren. Het streven om allerlei pastorale of diaconale profielen in het bestuur te halen past hier niet bij.
Het is niet nodig dat alle bestuurders aantoonbare ervaring hebben op bestuurlijk of leidinggevend terrein, ten minste een aantal van hen heeft dat hopelijk wel. Daarnaast zijn kennis, kunde en vaardigheden van belang, maar ook de houding en het gedrag, betrokkenheid bij de kerk, een bewust geloofsleven en de wens om daarin te groeien. Praktische zaken spelen een rol, zoals met name de vraag of iemand voldoende tijd heeft en bereid is om die ter beschikking te stellen. Het besturen van een kerkelijke rechtspersoon is geen technocratisch gebeuren, en mag dat ook niet worden. Besturen die bestaan uit louter eerbiedwaardig grijze heren en een enkele dame zijn niet meer van deze tijd. Een goede en reële mix van diverse personen in het bestuur is een afspiegeling van de gemeenschap en dient deze het beste.
Bestuursleden zijn bereid om zich te verdiepen in de specifieke materie, eventueel cursussen te volgen en staan open voor geloofscommunicatie. Het bestuurlijk werk in een kerkelijke organisatie is nu eenmaal van een andere orde dan in een sportclub, het onderwijs of de gezondheidszorg. Nieuwe bestuursleden moeten ook goed ingewerkt worden. Hoe dit moet en wat dit precies betekent hangt af van de specifieke taak die men in het bestuur gaat vervullen.
Een bestuur doet er goed aan om eenmaal per jaar stil te staan bij het eigen functioneren, los van de normale agenda en misschien ook los van de gebruikelijke locatie van vergaderen. Daarbij wordt gekeken naar aspecten als: de sfeer in het bestuur, is die voldoende zakelijk en onderling goed, zowel binnen als buiten de vergaderingen? Wordt het bestuur ervaren als een college, of is sprake van fracties en een gebrek aan eenheid? Worden verschillen van mening zakelijk besproken en tast dit de verhoudingen niet aan? Aan de orde komt of vergaderingen efficiënt verlopen, of de voorbereiding goed is, of de ondersteuning van het bestuur voldoende is en of het bestuur in zijn geheel voldoende kennis in huis heeft voor de taken waarvoor men zich geplaatst ziet. Het gaat dus nadrukkelijk niet om het functioneren van de parochie of caritasinstelling, maar om het functioneren van het bestuur als groep. Een dergelijke evaluatie dient goed voorbereid te worden, zodat alle betrokkenen weten wat er aan bijdragen verwacht wordt en waartoe de evaluatie dient.
