Communicatie is een essentieel onderdeel van kerkelijk beleid, speelt zich op verschillende niveaus af en moet doordacht zijn. Er mag - ook in hectische tijden - geen sprake zijn van een ad hoc karakter, omdat dan het gevaar bestaat dat verschillende boodschappen een ongelukkige timing krijgen, naar vorm of inhoud onduidelijk zijn of op dat moment niet aan de orde. In het ernstigste geval spreken berichten elkaar ronduit tegen. Al deze dingen maken communicatie inadequaat waarmee ze contraproductief zijn voor de kerkelijke organiastie die ze verspreidt. Er zijn tegenwoordig meer middelen van communicatie, ze dienen in goede afstemming op elkaar gebruikt te worden zodat de kerkelijke boodschap effectief wordt gebracht.
Communicatie is wezenlijk met de Kerk verbonden. Allereerst omdat de Kerk zelf een communio is, een gemeenschap van gelovige mensen die met elkaar communiceren om de geloofsboodschap levend te houden en door te geven. Zonder communicatie kan er geen mensengemeenschap zijn en dus geen Kerk aan wie het woord van het evangelie is toevertrouwd. Daarin ligt het tweede aspect: de kern van de Kerk is het evangelie, een boodschap van Godswege die aan mensen gecommuniceerd wordt. De leden van de Kerk hebben de roeping en de opdracht om deze boodschap, die zij zelf ontvangen hebben, op hun beurt door te geven. Daardoor is communicatie niet slechts een instrument waarvan men zich in een organisatie bedient, maar een wezenlijk en integraal onderdeel van de specifieke organisatie die de parochie en caritasinstelling zijn.
Verschillende vormen van communicatie hebben een eigen doelstelling en dit vraagt om een gedifferentieerde aanpak in het communicatiebeleid. Tegelijkertijd moet er toch sprake zijn van heldere en eenduidige boodschappen. Een logo of motto kunnen behulpzaam zijn voor een succesvolle communicatie en om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Communicatiebeleid beschrijft de doelen die men wil bereiken, de middelen die daarvoor nodig zijn - in de vorm van menskracht, materiaal, ondersteuning - en geeft een financiële onderbouwing. Het is handig om voor het communicatiebeleid een werkgroep in te richten, die zorg draagt voor de inhoud van de berichtgeving en – heel belangrijk - voor het juiste moment van publicatie daarvan. De werkgroep werkt onder verantwoordelijkheid van het bestuur, op basis van afspraken die zijn vastgelegd in een redactiestatuut. Duidelijk moet ook zijn wie in de parochie of caritasinstelling voor interviews benaderd kunnen worden en waarover, én dat vooraf afstemming plaatsvindt over de inhoud van het interview en de wijze waarop de mogelijkheid van correctie en/of inzage vóór publicatie bestaat. Alle betrokkenen in de parochie, zoals ook en met name het pastoraal team en het bestuur, dienen te weten welke lijnen voor communicatie gelden en zij dienen deze vervolgens ook te volgen. Met name en juist ook bij onverwachte zaken of bij incidenten is het van belang om vast te houden aan afspraken inzake communicatie en de doelen die men daarmee nastreeft. Op die manier ontstaat onderling vertrouwen in de aanpak. In het beleid worden allereerst een aantal doelgroepen van communicatie onderscheiden, te weten: parochianen, internen en externen.
Parochiaan is ieder die als zodanig staat ingeschreven in de parochie. Vanuit missionair oogpunt is het van belang dat men zich in communicatieve zin op álle parochianen richt, dat wil zeggen op iedereen die als zodanig staat ingeschreven, en niet alleen op de parochianen die op een of andere manier actief deelnemen aan het parochiële leven. Parochianen dienen met betrouwbare regelmaat en op een positieve manier geïnformeerd te worden over het geloof en over zaken die de parochie en het kerkelijk leven in het algemeen raken. Inhoudelijk moet men parochianen wat te bieden hebben en in aanraking brengen met het geloof zoals dat in de RK Kerk wordt beleden, met de religieuze bronnen en de traditie van waaruit wordt geleefd en gehandeld. Natuurlijk is het ook van belang om te informeren over ontwikkelingen en activiteiten in de geloofsgemeenschap. Informatie moet goed leesbaar zijn en toegankelijk voor de brede groep die de parochianen vormen.
Niet altijd is te vermijden dat ook negatieve dingen moeten worden gecommuniceerd. Ervaring leert dat dit veel minder vaak nodig is dan wel wordt aangenomen en het is nagenoeg steeds contraproductief. Veel conflicten zijn voor direct betrokkenen van veel groter belang dan voor de geïnteresseerde die op enige afstand staat. Een geloofsgemeenschap die eindeloos met elkaar aan het problematiseren is, straalt weinig geloof, hoop en/of liefde uit.
Internen
De intern bij een organisatie betrokkenen, zowel betaalde als onbetaalde krachten, worden op een goede wijze geïnformeerd over zaken die hen aangaan. Het gaat dan over de actuele stand van zaken in het werk, verwachtingen ten aanzien van eindresultaten en leuke berichten die de samenhang en samenwerking onderling bevorderen. Communicatie is in dit geval met name gericht op het informeren en de zorg dat alle betrokkenen goed op de hoogte kunnen zijn. Moderne digitale middelen van communiceren zijn voor deze communicatie van grote waarde. De bisdommen kennen hiervoor een aparte faciliteit in de vorm van een extranet, dat wil zeggen een netwerk dat alleen voor de eigen parochie toegankelijk is en waarbinnen gebruikersgroepen kunnen worden aangemaakt met bepaalde toegangsrechten. De informatievoorziening voor intern betrokkenen dient niet alleen actueel maar vooral ook adequaat te zijn. Daarmee wordt bedoeld dat het van belang is om gebruikersgroepen goed in te richten, zodat mensen de informatie krijgen die zij nodig hebben en niet worden ondergesneeuwd met informatie die voor hen op zich niet bedoeld is. Dat ontneemt de lust om er kennis van te nemen.
Externen zijn allen - mensen en organisaties - die niet staan ingeschreven als parochiaan. In deze groep zitten wellicht mensen die geïnteresseerd zijn in de activiteiten van de parochie. Daarnaast bevat deze groep de meer officiële contacten, zoals pers, burgerlijke gemeente, andere kerken en instellingen in de omgeving. Een belangrijke en permanente zorg van aandacht is de wijze waarop de parochie naar en met derden communiceert. De middelen die hiervoor ter beschikking staan dienen goed op elkaar afgestemd ingezet moeten worden, zodat sprake is van één verhaal dat aantrekkelijk en uitdagend is voor de geïnteresseerde lezer. Dit stelt eisen aan de inhoud en aan de wijze waarop vorm wordt gegeven aan communicatie. Positieve boodschappen zijn van belang, zodat merkbaar is dat er sprake is van een gemeenschap waar God en de naaste centraal staan. Ook hier geldt: geen tegenstrijdige berichten en geen uitvergroting van eventuele interne problemen. Het kan verleidelijk lijken om via externe communicatie zaken aan de orde te stellen, het beeld dat blijft hangen is dat van een verdeelde gemeenschap. Dat is geen aantrekkelijk beeld, zeker niet als men een boodschap van hoop wil brengen.
Parochiebladen zijn het middel bij uitstek om parochianen te informeren. Het parochieblad is bij voorkeur niet louter een opsomming van activiteiten of mededelingen, en bevat inspirende verhalen en rubrieken die voor mensen herkenbaar zijn en hen stimuleren in hun geloofsbeleving. Het maken van een goed parochieblad is een ingewikkelde en tijdrovende klus, het belang daarvan kan niet onderschat worden. Zeker niet als men zich met het parochieblad op alle parochianen richt, dus ook op hen die als 'randkerkelijk' worden omschreven. Het parochieblad moet een aantrekkelijk mix van informatie, verdieping en mededelingen bevatten en kwalitatief goed uitgevoerd zijn.
De vraag die kan worden gesteld is hoeveel ruimte een parochieblad moet geven aan kritische geluiden en eigen opvattingen van groepen of personen. Primair geldt dat het parochieblad bedoeld is om informatie te geven over het werk van de parochie. Het is geen opiniërend blad. Het lijkt naïef om evidente kritiek te negeren, het blad moet realistisch zijn over actualiteiten. Deze worden liefst voorzien van een toelichting over de manier waarop het bestuur en het pastoraal team daarmee om zullen gaan. Doelstelling van deze aandacht is niet het aanwakkeren van discussie, maar om duidelijk te maken dat de feiten bekend zijn en ter harte worden genomen.
Een kerkelijke instelling die geen gebruik maakt van de vele mogelijkheden die internet biedt is ondenkbaar. De bisdommen stellen in dit verband allerlei faciliteiten ter beschikking, die door parochies, caritasinstellingen en begraafplaatsen nog veel te weinig worden gebruikt. Het gaat niet alleen om programma's die behulpzaam zijn bij registratie en administratie, het gaat ook om faciliteiten om intern met elkaar te communiceren via een eigen netwerk van de parochie. Op dit eigen netwerk kan men agenda's en informatie delen, met elkaar discussiëren en zo ervoor zorgen dat het werk van de eigen organisatie een stuk gemakkelijker wordt gemaakt. Daarnaast zijn er mogelijkheden om eenvoudig een website te maken die voor iedereen toegankelijk is. Een goede website is belangrijk in het kader van de doelstellingen van bereikbaarheid en toegankelijkheid van de kerkelijke gemeenschap. Het aantrekkelijk en actueel houden van een website vraagt gericht en voortdurend aandacht. Als men dit niet goed organiseert is het een contraproductief middel dat van alles behalve vitaliteit uitstraalt.
Internet kan ook worden gebruikt voor de gerichte verzending van e-mail aan parochianen. Wanneer men activiteiten voor bepaalde groepen gaat organiseren kunnen deze uit de registratie worden gehaald en kan men ze direct benaderen. Dit levert veel meer respons op dan algemene berichten, mensen voelen zich graag direct aangesproken.
