De parochie en de caritasinstelling bestaan niet omwille van zichzelf. Zij bestaan om hun doelen zo goed mogelijk te dienen. De doelstelling van de parochie is het Evangelie vruchtbaar verkondigen, dit kan door de christelijke boodschap bereikbaar en toegankelijk te laten zijn, of te maken, voor parochianen én voor anderen. De doelstelling van de caritasinstelling is om aan liefdadigheid en de concrete zorg voor mensen in de parochie een herkenbare plaats te geven. Het is het evangelie zelf, dat als kader voor handelen geldt. Dit moet in de concrete context wel nader uitgewerkt worden, met als kernvraag: wat betekenen deze doelstellingen voor onze situatie, in onze parochie en onze caritasinstelling? De parochie en de caritasinstelling kunnen niet meer rekenen op een grote mate van vanzelfsprekendheid en een welwillend luisterend publiek. In die situatie is een beleidsplan absoluut geen luxe, maar een instrument om met de betaalde en onbetaalde medewerkers in een zelfde richting te denken en te werken. Een goed beleidsplan getuigt van visie en is niet hoogdravend, langdradig of onbegrijpelijk.
Het Evangelie geeft het kader voor beleid aan, het diocesaan beleid vertaalt dit naar de concrete omstandigheden die in een bisdom aan de orde zijn. Verdere verfijning vindt in de parochie en de caritasinstelling plaats, rekening houdend met de plaatselijke omstandigheden en mogelijkheden. Er is sprake van een hiërarchische verhouding, niet alleen formeel bestuurlijk, maar ook beleidsmatig. In deze verhouding worden de grote – soms abstractere – doelen, concreet gemaakt. Dit beantwoordt ook aan het beeld van een wereldkerk die tegelijkertijd in de kleinste entiteit, die de parochie is, op een naar plaats en omstandigheden aangepaste manier aan de christelijke boodschap gestalte geeft. Het vertalen van de theologische, pastorale doelstelling naar concrete pastorale initiatieven en activiteiten is de opdracht van pastorale beroepskrachten. Zij leggen de verbinding tussen het grote theologische verhaal en de plaatselijke situatie. Dit verhaal is te vinden in de geschriften en de traditie, in kerkelijke documenten en bisdommelijke beleidsnota’s. Voordat een pastoraal beleidsplan wordt opgesteld, wordt kennis genomen van de hier genoemde documenten, als bron van inspiratie en om een denkrichting te vinden. Niet alle parochianen zullen deze teksten tot zich willen of kunnen nemen, en dat geeft niets. Het is aan de pastorale beroepskrachten om de inhoud op een goede en begrijpelijke wijze in de plaatselijke situatie te brengen.
Een beleidsplan is geen beschrijving van de dingen die gebeuren. Een dergelijke beschrijving is meer geschikt voor een jaarverslag, de website of een (parochie)gids: uitgebreid en opsommend. Een beleidsplan formuleert een visie en de doelstellingen voor de organisatie, en maakt keuzes voor de toekomst. In die zin geeft het richting aan de activiteiten en helpt het mensen om deze uit te voeren en op elkaar af te stemmen. Een goed beleidsplan is motiverend en de wijze waarop het tot stand komt genereert draagvlak bij alle betrokkenen. Na afloop kan een (goed) beleidsplan ook nuttig zijn bij de evaluatie en bij het afleggen van verantwoording aan degenen die middelen ter beschikking hebben gesteld, zoals parochianen en eventuele derden.
Beleid is mooi, maar plannen moeten ook mogelijk gemaakt worden. Daartoe dient de begroting, die aangeeft hoe het beleidsplan wordt uitgewerkt, naar mensen, middelen en materiële mogelijkheden. De begroting van de parochie en van de caritasinstelling moeten door de bisschop goedgekeurd worden en dienen vervolgens als basis voor de werkzaamheden in dat jaar (artikel 55, resp. 20). De begroting wordt opgesteld door het bestuur en dit betekent dat men zich goed op de hoogte stelt van het beleid, zoals door de pastoor wordt voorgesteld. Vervolgens dient het bestuur te bepalen of alle beleidsmatige plannen en wensen uitgevoerd kunnen worden, zo ja, hoe, en zo neen, hoe de prioriteiten moeten worden gesteld. De begroting moet dus goed doorgesproken worden in het bestuur, met het oog op de gestelde doelen. De gewoonte van een trendmatige aanpassing van oude cijfers aan het nieuwe jaar voldoet niet. De begroting is ook niet de exclusieve taak van een penningmeester, waar collega-bestuursleden niet bij nodig zijn. De begroting vaststellen is een verantwoordelijkheid van het hele bestuur. De penningmeester zal zijn collega-bestuurders daar doorheen leiden en men bepaalt gezamenlijk het eindresultaat.
Het is verstandig om uit te gaan van een globaal plan dat de grove contouren voor een aantal jaren aangeeft. Een dergelijk plan wordt ook wel mission statement of masterplan genoemd. Een dergelijk plan heeft een levenscyclus van ongeveer vijf jaar en wordt dus niet elk jaar herschreven. De omvang van het globale plan is maximaal twee tot drie A-4. De inhoud is een korte schets van de achtergrond van de organisatie, de maatschappelijke en kerkelijke context en de specifieke uitdagingen waar de organisatie in de komende vijf jaar voor staat. Vervolgens volgt een korte samenvatting van de interne mogelijkheden (in de vorm van een sterkte-/zwakteanalyse). Aan het slot worden conclusies getrokken en een visie voor de nabije toekomst geformuleerd. Het plan wint aan kracht als de visie wordt gebaseerd op een aansprekend Bijbels thema. Op basis van het globale plan kunnen vervolgens deelplannen gemaakt worden die een bepaalde periode (jaar), onderdeel of project beslaan. Deze plannen moeten goed aansluiten bij het globaal plan en worden vastgesteld door het bestuur. Het bestuur draagt er zorg voor dat de plannen passen in het totale beleid van de parochie of caritasinstelling én, niet onbelangrijk, dat voor de uitvoering van die plannen financiële middelen aanwezig zijn (begroting).
Plannen worden niet door één persoon gemaakt, wellicht wel door één persoon opgeschreven. Het maken van beleidsplannen verdient een zorgvuldig proces, met een duidelijk begin en einde, waar de juiste mensen bij worden betrokken. Een globaal plan voor een parochie omschrijft de pastorale visie en hiervoor draagt de pastoor op bestuurlijk niveau eindverantwoordelijkheid. Dit wil niet zeggen dat de pastoor in zijn eentje een plan moet of kan schrijven, hij zal daartoe de leden van het pastoraal team raadplegen, en diverse werkgroepen en commissies in de parochie. Dit geldt voor alle plannen van de parochie en van de caritasinstelling. In gesprek met betrokkenen in de parochie komen de elementen naar voren die op dit moment van belang zijn. Het is niet iedereen gegeven om een plan te schrijven. Dit werk kan feitelijk door iemand gedaan worden die daar vaardig in is en dit hoeft niet per se een bestuurslid of lid van het pastoraal team te zijn. Het is heel goed mogelijk om hiervoor een vrijwilliger in te schakelen die ervaring heeft met dit soort werk en die het leuk vindt om een dergelijke klus voor de parochie of caritasinstelling te doen. Bij de vaststelling van plannen in het bestuur, wordt het definitieve plan werkelijkheid. Goed overleg voorkomt dat plannen zo ver af staan van de realiteit dat het schrijven – achteraf bekeken - feitelijk een zinloze exercitie blijkt te zijn geweest.
