In de praktijk worden twee categorieën archieven onderscheiden, namelijk het lopend ofwel dynamisch archief en het gesloten ofwel statisch archief. Het lopend of dynamisch archief is dat deel van het archief dat stukken bevat die geregeld en vlug geraadpleegd moeten (kunnen) worden. In dit archief dient een eenvoudige ordening aangebracht te zijn, zodat (opvolgende) bestuursleden er gemakkelijk hun weg in kunnen vinden. Dit archief dient op een centrale plaats in de parochie bewaard te worden. Administratieve stukken die van belang zijn voor de boekhouding dienen gedurende een termijn van 7 jaar bewaard te worden. Het gesloten of statisch archief is voor stukken die niet meer direct van belang zijn voor de dagelijkse gang van zaken. Dit archief kan eventueel in bewaring worden gegeven bij derden, bijvoorbeeld bij de Gemeente- en streekarchieven of bij de Rijksarchieven van de provincies. In een overeenkomst van bewaring wordt vastgelegd dat het eigendom van het archief bij de parochie blijft. Stukken jonger dan 50 jaar kunnen niet ingezien worden door derden, tenzij de eigenaar daarvoor toestemming geeft. De meeste bisdommen kennen regelingen met betrekking tot het omgaan met archieven.